Competitividad: cómo mejorar los procesos y eliminar gastos menores de una empresa

La ineficiencia de los procesos y el exceso en los gastos menores son problemas que inciden directamente en la competitividad de las empresas, pero que en muchos casos pueden resolverse con el uso de tecnologías como la facturación electrónica, señaló Kenneth Bengtsson, presidente ejecutivo de Efact.

“Muchas empresas repiten procesos e incluso duplican gastos simplemente por una falta de organización en la información o el mal uso de la tecnología. El sistema de facturación electrónica es un aliado de las compañías para alcanzar una mayor eficiencia”, dijo el ejecutivo.

Para Bengtsson, la organización de la información en una empresa es clave. Los sistemas de facturación electrónica facilitan la descarga de reportes que permiten reconocer, por ejemplo, dónde se ubican los mayores ingresos de la compañía para compararlos con el detalle de gastos y verificar si existe un punto de equilibrio o si la compañía está desperdiciando sus recursos.

“El mayor beneficio de la tecnología es que entrega a las empresas herramientas para identificar malas prácticas y superarlas. Siempre existe una posibilidad de ser más eficientes y reducir procesos que facilitan el ahorro de costos”, advirtió el ejecutivo de Efact.

Entre los procesos contables que generan mayores ineficiencias en las empresas se encuentran los errores en facturas por la transcripción manual. Aunque el error parece mínimo, puede suponer grandes descuadres en la contabilidad de la empresa que hagan que no se refleje la verdadera realidad financiera de la misma.

Según un estudio de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), entre el 8% y 10% de las facturas en papel entran en algún tipo de controversia por contener errores. “Aún así, muchas empresas generan las facturas digitales, pero luego integran los datos de forma manual en sus sistemas contables, generando errores que pueden incluso llamar la atención de auditorías indeseadas de SUNAT. Si se aprovecha el sistema de FE tanto para el envío como para la recepción de los documentos, se eliminarían errores que aseguren una buena lectura de los datos que deriven en una correcta toma de decisiones”, explicó Bengtsson.

La adopción de herramientas digitales conlleva mejoras significativas en la agilidad de los procesos. Por ejemplo, cuando se recibe una solicitud de cotización de un cliente habitual, el sistema de facturación electrónica permite la identificación de precios y cantidades realizados en pedidos previos.

“Esta funcionalidad no solo facilita el seguimiento detallado de los costos, sino que también alcanza oportunidades para expandir los volúmenes de ventas. Adicionalmente, los sistemas de facturación electrónica posibilitan el almacenamiento de plantillas de proformas y órdenes de compra, agilizando la respuesta a posibles compradores”, concluyó Bengtsson.